استخدام مسئول دفتر

زمانبندی استخدام مسئول دفتر

مسئول دفتر به شخصی گفته می شود که در یک شرکت به عنوان واسطه میان مدیر خود، مشتریان و یا کارمندان مشغول به کار باشد. از این رو بسیاری از شرکت ها به چنین فردی جهت تسهیل ارتباط با سایر بخش ها و واحدها، تعامل با مشتریان، برنامه ریزی بهتر برای پیگیری اهداف مشخص شده، هماهنگی فعالیت های مدیر و ... نیاز دارند.

در این میان زمانبندی استخدام مسئول دفتر هیچ ریتم و برنامه مشخصی ندارد، چراکه هر شرکتی بسته به نیاز خود ممکن است در موقع خاصی از سال برای جذب مسئول دفتر اقدام کند. بنابراین علاقه مندان برای آگاهی از زمان و نحوه استخدام این شرکت ها می توانند به آگهی های اینترنتی که از طریق سایت های استخدام و کاریابی منتشر می شوند مراجعه و در صورت داشتن شرایط لازم، نام نویسی کنند.

یک روش دیگر برای استخدام مسئول دفتر، شرکت در آزمون استخدام بخش خصوصی است. این آزمون هر ساله یا هر چند سال یکبار به صورت هماهنگ در سراسر کشور برگزار شده و در طی آن شرکت های خصوصی صنعتی، تجاری و فناوری برای تامین نیروی انسانی خود اعلام نیاز و درخواست همکاری می کنند.

برای اطلاع از زمانبندی استخدام مسئول دفتر به این شیوه، متقاضیان بایستی به سایت استخدام بخش خصوصی به نشانی www.inre.ir مراجعه کرده و در صورت شروع فرآیند ثبت نام، ابتدا دفترچه راهنما را مطالعه و در صورت وجود عنوان شغلی مسئول دفتر و داشتن شرایط لازم برای تکمیل فرم تقاضانامه اقدام کنند.

البته زمان ثبت نام این آزمون در حال حاضر مشخص نیست، اما در سال گذشته از نیمه تیر تا اوایل مرداد ماه برای این منظور در نظر گرفته شد. گفتنی است که استخدام مسئول دفتر در آزمون بخش خصوصی در دو مرحله آزمون کتبی و مصاحبه حضوری صورت می گیرد. افرادی که بتوانند در هر دو این مراحل نمره و امتیاز کافی را کسب کنند، استخدام خواهند شد. بمحض انتشار اطلاعیه های مربوطه، زمانبندی استخدام مسئول دفتر از طریق آزمون بخش خصوصی در این مقاله درج خواهد شد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

شرایط استخدام مسئول دفتر

از آنجا که مسئول دفتر دارای وظایف مهم و حساسی است، همه شرکت ها جهت استخدام نیروهای جدید خود یک سری شرایط را تعیین می کنند. این شرایط که به دو دسته عمومی و اختصاصی تقسیم بندی می شوند، برای مواقعی که فراخوان جذب نیرو از طریق آگهی های اینترنتی باشد، در متن آگهی قید خواهند شد.

اما در مواقعی همچون آزمون استخدام بخش خصوصی، برای اطلاع از این موارد بایستی به دفترچه راهنمای ثبت نام مراجعه کرده و آن ها را با دقت مطالعه نمود. گفتنی است که شرایط عمومی در همه شرکت ها یکسان است، اما شرایط اختصاصی برای هر سازمانی می تواند متفاوت باشد. با این حال برای آشنایی بیشتر، در زیر شرایط استخدام مسئول دفتر در دو بخش عمومی و اختصاصی به صورت جداگانه ذکر می شود.

 

داشتن تابعیت ایرانی

اعتقاد به دین مبین اسلام یا یکی از ادیان بیان شده در قانون اساسی

نداشتن اعتیاد به مواد مخدر

نداشتن سوء سابقه کیفری یا جزائی موثر

عدم محرومیت یا ممنوعیت از مشاغل دولتی و رسمی

داشتن کارت پایان خدمت یا روشن بودن وضعیت نظام وظیفه برای آقایان 

برخورداری از سلامت جسمی و روحی برای انجام وظایف محوله

 

داشتن حداقل و حداکثر شرایط سنی مجاز

داشتن مدرک تحصیلی در مقطع و رشته تحصیلی خواسته شده

داشتن مهارت و آشنایی با وظایف یک مسئول دفتر

مسلط به آفیس 

داشتن سابقه کاری مرتبط (در برخی از آگهی ها)

برخورداری از روحیه کاری تیمی و روابط عمومی بالا

مسئولیت پذیر و منظم

مسلط به امور اداری و اجرایی

آشنایی فوتوشاپ

آشنایی با اکسل

آشنایی پاورپوئینت

تایپ و صفحه آرایی

کار با اینترنت

مبانی حسابداری

تسلط بر اصول و قواعد قراردادها

آشنایی با نگارش و مکاتبات اداری

آشنایی با زبان انگلیسی

گزارش نویسی

اصول و فنون مذاکره

آشنایی با امور اداری و دفتری

توصیه می شود که همه متقاضیان قبل از نام نویسی می بایست ابتدا شرایط استخدام مسئول دفتر را با دقت مطالعه کنند. چراکه در برخی مواقع با وجود علاقه شخص و داشتن مهارت کافی، نمی تواند با شرایط شرکت مربوطه سازگار باشد و یا آنکه مرکز استخدام کننده او را به دلیل نداشتن شرایط لازم رد می کند. 

مدارک لازم برای استخدام مسئول دفتر

همه متقاضیان واجد شرایط در زمان ثبت نام استخدام مسئول دفتر جهت احراز شرایط شغلی و هویتی بایستی یک سری مدارک را ارائه دهند. با توجه به آنکه در حال حاضر نام نویسی در اغلب استخدامی به صورت اینترنتی می باشد، لازم است تا مدارک لازم برای استخدام مسئول دفتر در سایت مربوطه بارگذاری شوند.

برای آگاهی از این اطلاعات و مدارک می توان به متن لیست آگهی استخدامی مسئول دفتر یا دفترچه راهنمای ثبت نام مراجعه کرده و آن ها را در فرم تقاضانامه یا فرم وارد و یا بارگذاری نمود. با وجود تفاوت های جزئی که شرکت ها در این زمینه قائل می شوند، می توان گفت که مدارک لازم برای استخدام مسئول دفتر به طور کلی شامل موارد زیر می شود.

اطلاعات هویتی و شناسنامه مثل نام و نام خانوادگی متقاضی، شماره شناسنامه، کد ملی، نام پدر و ...

عکس پرسنلی جدید در ابعاد و سایز خواسته شده

اطلاعات مربوط به سوابق تحصیلی اعم از معدل، نام دانشگاه محل تحصیل و ...

اسکن مدارک تحصیلی

آدرس محل سکونت و شماره تماس

اطلاعات مربوط به سوابق کاری

با توجه به آنکه مدارک لازم برای استخدام مسئول دفتر توسط کارشناسان مربوطه بررسی می شوند، توصیه می شود که داوطلبان در وارد کردن اطلاعات یا ارائه مدارک مربوطه دقت کافی داشته باشند. چراکه در صورت ناقص یا مغایرت هر مورد با واقعیت، پذیرش شخص کان لم یکن تلقی خواهد شد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نحوه استخدام مسئول دفتر

همان طور که اشاره شد، نحوه استخدام مسئول دفتر غالبا به صورت اینترنتی است. در این راستا بسته به اینکه استخدام از طریق آزمون استخدام بخش خصوصی صورت می گیرد یا آگهی های استخدامی، نحوه استخدام مسئول دفتر متفاوت خواهد بود. برای آشنایی بیشتر، در ادامه روش اقدام برای هر دو مورد توضیح داده شده است. 

 

چنانچه پس از انتشار دفترچه راهنمای ثبت نام، عنوان شغلی مسئول دفتر نیز وجود داشته باشد، بایستی مراحل نام نویسی را در سایت دبیرخانه آزمون استخدامی بخش خصوصی به آدرس inre.ir انجام داد. در این سایت در واقع تمامی مراحل اعم از نام نویسی، دریافت کارت وورد به جلسه، و اعلام نتایج در سامانه مذکور صورت می گیرد. راهنمای تصویری زیر نحوه استخدام مسئول دفتر از طریق آزمون بخش خصوصی را به خوبی نشان می دهد.

برای ثبت نام در استخدام مسئول دفتر آزمون بخش خصوصی بایستی ابتدا وارد سامانه inre.ir شده و با کلیک بر روی گزینه "ثبت نام در آزمون" در این سایت عضو شد.

در مرحله بعدی لازم است اطلاعات خواسته شده همچون کد ملی، شماره همراه و کد امنیتی را وارد کرد.

در صفحه بعدی باید نام، نام خانوادگی، سال تولد، جنسیت، استان محل و شهرستان محل سکونت را درج نمود.

حال نوبت به انتخاب دسته شغلی می رسد. متقاضیان توجه داشته باشند که مسئول دفتر جزء دسته مالی، اداری و حقوقی می باشد و در این مرحله باید دسته مذکور انتخاب شود.

در گام های بعدی بایستی هزینه آزمون را از طریق کارت های بانکی عضو شبکه شتاب واریز کرد.

پس از انجام همه مراحل فوق یک پیامک حاوی کد تائید برای شماره تلفن شخص ارسال می شود که نشان دهنده موفقیت آمیز بودن این فرآیند است. سپس نوبت یه انتخاب یک رمز عبور جهت ورود به پنل کاربری خود رسیده و بعد از آن با کلیک بر روی گزینه "ثبت و دریافت کارت"، نام نویسی استخدام مسئول دفتر به پایان خواهد رسید.

 

علاوه بر آزمون استخدام بخش خصوصی، هر شرکت در طول سال نیز می تواند به طورمجزا فراخوان جذب نیرو دهد. نحوه استخدام مسئول دفتر در آگهی های استخدامی بدین صورت است که علاقه مندان بایستی در اینترنت عبارت استخدام مسئول دفتر را جستجو کنند تا آگهی های منتشر شده در این باره برای آن ها نمایش داده شود.

با مراجعه به هر آگهی می توان شرایط و جزئیات مربوط به استخدام را مشاهده کرده و در صورت تمایل فرم ثبت نام را تکمیل کرد. البته در اغلب سایت های استخدام و کاریابی می بایست ابتدا عضو شد و سپس در آگهی مربوطه نام نویسی کرد. این ثبت نام نیز به صورت تکمیل فرم رزومه صورت می گیرد.

هرچه رزومه کامل تر و پربارتر باشد، احتمال اینکه نظر کارشناسان جلب شود بیشتر خواهد بود. نتیجه استخدام مسئول دفتر در آگهی های استخدامی نیز معمولا از طریق تماس تلفنی یا ایمیل به اطلاع داوطلب می رسد و در صورت قبولی شخص باید در یک مصاحبه نیز شرکت کند. 

استخدام مسئول دفتر در بیمارستان

از جمله مراکزی که استخدام مسئول دفتر در آن ها صورت می گیرد، بیمارستان می باشد. وظیفه این افراد در بیمارستان ها ابلاغ دستورات مافوق به اشخاص و موسسات زیربط، تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی، تهیه و تنظیم گزارشات لازم در مورد وقایع مهم روزانه، تنظیم ساعات جلسات، و اموری از این دست می باشد.

نحوه و زمان استخدام مسئول دفتر در بیمارستان بستگی به مرکز مربوطه دارد. زیرا هر بیمارستانی بر اساس نیاز خود، لیست آگهی استخدامی مسئول دفتر را منتشر کرده و شرایط خاصی را تعیین می کند. اما به طور کلی شرایط استخدام مسئول دفتر برای استخدام در بیمارستان به مواردی همچون حداقل و حداکثر سن مجاز، توانایی تهیه نامه های اداری، فن بیان خوب و روابط عمومی بالا، برقراری تعامل مناب با مراجعان، تسلط به ورد و اکسل و ... می شود.

نحوه ثبت نام برای استخدام مسئول دفتر در بیمارستان نیز بدین صورت است که متقاضی باید به آگهی منتشر شده که اغلب در سایت های استخدام و کاریابی نیز هستند، مراجعه کرده و در آنجا رزومه خود را ارسال کند. حقوق استخدام مسئول دفتر در بیمارستان نیز معمولا ثابت بوده و به کارکنان بیمه تعلق می گیرد.

استخدام مسئول دفتر در بانک

بانک های خصوصی و دولتی نیز همچون سایر سازمان ها و مراکز مهم دیگر نیازمند مسئول دفتر می باشند. استخدام مسئول دفتر در بانک ها به منظور انجام اموری مثل تنظیم قرار ملاقات و جلسات، مکاتبات اداری، بایگانی و حفظ اسناد و مدارک، و ... صورت گرفته و به دنبال افرادی هستند که با این امور آشنایی دارند.

به عنوان مثال، از جمله شرایط استخدام مسئول دفتر در استخدام مسئول دفتر در بانک می توان به آشنایی با حسابداری، آشنایی با زبان انگلیسی، تسلط بر ورد، پاور پوئینت، اکسل و فوتوشاپ، آشنایی با امور اداری، داشتن شرایط سنی، بومی بودن و ... اشاره کرد.

ثبت نام استخدام مسئول دفتر برای استخدام بانک نیز بسته به نحوه انتشار فراخوان می توان به سایت های استخدام و کاریابی یا سایت بانک مربوطه مراجعه کرد. حقوق و مزایای هر بانک بر اساس سطح و خصوصی یا دولتی بودن آن متفاوت است، اما اغلب به استخدام شدگان بیمه، اضافه کاری، عیدی، سنوات و پاداش داده می شود. 

حقوق استخدام مسئول دفتر

قطعا مسئله حقوق استخدام مسئول دفتر برای همه متقاضیان این شغل یک موضوع بسیار مهم است. در این میان عوامل بسیاری می تواند در میزان حقوق تاثیرگذار باشد که شاید مهم ترین آن ها مواردی مثل مرکز یا محل استخدام کننده، مدرک تحصیلی متقاضی، میزان سابقه و توانایی او، پاره وقت یا تمام وقت و ... باشد.

با این وجود در اغلب مواقع، پایه حقوق استخدام مسئول دفتر بر اساس قانون وزارت کار تعیین می شود که در حال حاضر چیزی حدود 7 میلیون و 300 هزار تومان است. البته برخی شرکت ها که نیروی خود را از طریق آزمون استخدامی بخش خصوصی تامین می کنند حقوق بالاتری را برای این منظور تعیین می کنند. به عنوان مثال، در آزمون سال گذشته حقوق استخدام مسئول دفتر بر اساس دفترچه راهنما 11 میلیون تومان ذکر شده بود و احتمالا این مقدار برای آزمون جدید بیشتر شود.

مسلما هرچقدر سابقه شخص بیشتر شود، میزان حقوق او نیز به مرور افزایش خواهد یافت، به طوری که از 20 میلیون تومان نیز فراتر می رود. در کنار این ها به مسئولان دفتر غالبا پاداش و مزایایی مثل بیمه، عیدی، حق عائله مندی، اضافه کار و ... هم تعلق می گیرد اما مقدار آن بستگی به کارفرما دارد. 

اگر بعد از خواندن این مقاله، سوال یا ابهامی در خصوص استخدام مسئول دفتر داشتید هم می توانید با کارشناسان مرکز مشاوره بانک استخدام تماس بگیرید. کارشناسان بانک استخدام تمام سوالات شما را به کامل ترین شکل ممکن پاسخگو هستند.